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電纜投標書編制重要環節和應注意的問題
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秦力電纜提醒您:

投標書編制必須要在認真審閱招標書和充分消化理解標書中全部條款內容的基礎上方可開始。投標書編制過程中必須對招標書規定的條款要求逐條作出相應反應,否則將被招標方視作有差異或不反應(在評標時扣分),嚴重的還將可能視作廢標。投標書的商務文件通常由進出口公司或工廠進出口部門編制,技術文件由生產廠商或有關技術工程師編制或提供數據,資格文件由雙方共同提供資料編制。作為專業的上海電線電纜進出口公司,常常可提供投標書編制的全套服務,工廠只需按要求提供必需的資料和信息。

   1、 投標書

   商務文件的編制投標書商務文件應該由投標函格式、投標保函、投標授權書、投標價格表、質保承諾和活價調整率等組成。

(1)投標函格式(BID FORM)
投標函格式是投標書中的靈魂,任何一個細節錯誤將可能會被視作廢標,因此填寫時應倍加小心。除了認真填寫日期、貸款編號(貸款項目)、標書編號外,應著重注意下列幾點:

① 投標總金額

② 應在投標價格表編制完畢的基礎上,反復核對無誤后,分別用阿拉伯數字和文字填寫,兩者不得有差異,并要求正確書寫貨幣名稱。

③ 投標書有效期

應根據招標書相應條款中的規定,填寫自開標之日算起的投標書有效期,一般為120天。

④ 開始交貨和交貨完成期

有的投標書要求注明如果中標,自授標通知書起的開始交貨期和交貨完成期,這些必須要與制造廠商制定交貨時間表后,略放一定余量,并且注意實際交貨完成期只能在招標書規定的交貨完成期之前,即只能提前,不能滯后。

⑤ 代理名稱和傭金
某些國家的招標書要求投標函格式中應注明當地代理的名稱、地址和傭金金額,一旦中標履約后,將由買方用當地貨幣支付。因此,一般投標函格式中所示代理傭金比例不宜過高,以1%為宜,因為代理傭金比例過高,在評標時會視作有腐敗行為嫌疑。另外,國外代理一般也不愿其傭金比例完全暴露在投標書上,且全部由買方用本國貨幣支付。

   (2)投標保函(BID SECURITY)

   投標保函也是投標書商務文件中缺一不可的重要文件。投標書中沒有投標保函,招標方將視作投標人無誠意投標而作廢標處理。投標保函一般無任何風險,因為不管開標后是否中標,投標保函均會由買方按時退回給投標保函的開具銀行。一般投標保函有效期需在投標書有效期基礎上增加30天,即為150天。投標保函應由投標人銀行按照招標書規定格式開具,可以是信開(信函格式),也可以是電開(銀行內部傳真電報SWIFT)。但是電開時應要求銀行在給國外轉開銀行的電文中明確招標方為受益人,并在開標日之前送達到招標方有關部門。投標保函的金額一般為投標總金額的2%,但近年來為了防止銀行泄密,一般招標書中都規定了具體保函金額。

   (3) 投標價格表(PRICE SCHEDULE)

   投標價格表應明確顯示貨物或服務的名稱內容、數量、單價和總價。有的國際招標書還規定投標價格表應分別注明離岸價(FOB)和到岸價(CIF),并要求另外制備運抵招標方所在國最終目的地的內陸運輸(服務)價。按世行和亞行的規定,如果單價和總價不符時,以單價為準;分項價與總價有差異時,以分項價為準。電線電纜投標價格表制備時應充分注意考慮原材料的國際行情,因為電線電纜的價格組成是料重工輕,特別是招標書如果規定投標價格是固定價格時,生產廠商要注意做好主要原材料的套期保值的準備工作。

   (4) 投標授權書(POWER OF ATTORNEY)

   投標授權書又是投標書中一份不可缺少的重要法律文件,一般由所在公司或單位的法人授權給參加投標單位或部門負責人,闡明該負責人將代表法人參與和全權處理一切投標活動,包括投標書簽字,與招標方進行標前或標后澄清,參與商務技術談判并簽訂合同等。投標授權書文字簡明扼要,但必須結構嚴密邏輯清楚,一般應由法律顧問執筆或參照約定格式。

   (5) 質保承諾書(WARRANTY)

   質保承諾書按照國際慣例應承諾所供貨物是用最新工藝和設計,并用新的原材料制造而無工藝缺陷的產品,該產品完全按照招標書規定的技術規范和試驗方法進行制造和測試檢驗。同時質保承諾書還必須確認自貨物調試后12個月內或自貨物運抵目的地(港)18個月內,一旦買方發現任何問題,應予以修理,退還和賠償。

   (6) 活價調整率表(PRICE VARIATION)

   如果招標書規定投標價格將置于活價調整時,投標書商務文件必須要編制一份活價調整率表,即將各項原材料在開標30天前的價格逐一正確列示,并注明價格信息來源。例如:在編制電線電纜國際投標書時,必須要正確無誤地提供倫敦金屬交易所(LME)的銅、鋁價格,或其它主要原材料價格,包括國際上聚氯乙烯或聚乙烯價格等。在合同執行時,買方將根據實際發貨前第三個月的平均國際原材料價格,置于下列活價公式下計算(印度鋼芯鋁絞線標ZEBRA),并按此計算結果支付貨款。        

 dEC=ECO[a(A1-A0)/A0+b(B1-B0)/B0] 在此公式中: dEC=調整的美元價(除去運費) ECO=CIF導線美元價(除去預付款、印度代理傭金和運費) #39;0#39;=開標日之前30天的原材料價格 #39;1#39;=實際發運前第三個月的原材料日平均價 A=電工用鋁錠(LME) B=高級電解鋅(BULLETIN或LME) a=電工用鋁錠系數(0.65) b=高級電解鋅系數(0.02) CIF價的33%(0.33)為固定系數(加工費等),不置于活價調整公式。

  2、 投標書資格文件的編制

  投標書資格文件一般包括進出口公司和制造廠商(工廠)兩部分組成,如果制造廠商自行投標,那么只需提供其自行的資格文件即可。投標書資格文件按招標書規定,除了證明投標人是合格的投標人(有參加投標起碼資格)外,還必須提供下列足夠的支持文件:

(1)投標人和生產廠商的概況;

(2)投標人和生產廠商的營業執照;

(3)投標人和生產廠商的三年財務報表和審計報告,包括資產平衡表、利潤表和資金流量表(有的 招標書規定提供五年財務報表);

(4)投標人和生產廠商的銀行資信報告或證明,以確認如果中標后投標人和生產廠商財力上有能力 履行合同。

(5)生產廠商的供貨經歷和用戶運行證明,供貨數量多少應達到投標書的規定。例如:印度鋼芯鋁 絞線(ZEBRA)標規定生產廠商必須是已供貨類似產品1000km以上的證明,即包括供貨合 同,質量檢驗明,發貨單和用戶運行證明,否則投標書和生產廠商將被視作供貨經歷有異議, 評標時將會被扣分或失去中標資格。

(7) 生產廠商所供貨物的生產設備、檢測設施以及質量控制流程,包括ISO9000證明。

  3、技術文件編制

  技術文件編制一般由生產廠商的有關工程師在認真查閱招標書的技術規范和要求后,逐項確認,并針對招標書技術規范中所規定的技術數據作積極明確的響應。原則上一般不填寫技術差異,否則將會因技術差異而被扣分,重大技術差異將會被視為廢標。在編制技術文件時,生產廠商還必須要十分注意投標書技術規范所述貨物的試驗標準和方法,因為有的招標書技術規范是由買方請國際上有權威的監理公司編制的,其技術要求和試驗方法較通用國際標準高,對此投標人和生產廠商應采取謹慎態度,有異議或問題應及時提出澄清。技術文件編制一般包括下列內容:

(1) 技術參數保準書

(2) 產品結構圖,電線電纜除產品結構圖外,還要準備包裝盤圖

(3) 類似產品的型式試驗報告,這些型式試驗報告必須是在獨立的有權威的實驗機構進行的。投標書的商務文件,資格文件和技術文件編制完成后必須要進行認真校對,特別是商務文件中投標函格式和投標報價表所列示的價格必須是一致的和正確無誤的。校對完畢后,商務文件應由被授權的投標負責人簽字蓋章,投標書每頁還必須進行角簽。投標書編制時一般采用英文,有關證明和試驗報告如果是中文,應由權威翻譯機構翻譯蓋章,以示翻譯文件的正確性。

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